Dicas para organizar e colocar em prática o evento perfeito

O desejo de toda empresa é alcançar o topo da pirâmide, almejando a fidelidade de seu cliente. Sendo assim, nada melhor que a realização do evento perfeito para aproximar-se de quem importa.

Quando uma empresa quer ser vista, ela tende a buscar formas de se destacar. Assim, fica cada vez mais comum a criação de eventos, workshops, seminários, feiras de exposição ou, até mesmo, trabalhos sociais, a fim de acolher a comunidade e promover um vínculo.

Nós da Aluban estamos, desde 2005, trabalhando e buscando as melhores formas de nos especializarmos em produtos de ponta, investindo em excelentes profissionais, e as mais recentes tecnologias do mercado.

Logo, pensando em compartilhar a nossa experiência com você, preparamos um passo a passo com o necessário para organizar o evento perfeito e ser sinônimo de referência.

Confira a seguir.

Principais elementos para organizar o evento perfeito

Planejamento

Organizar um evento é sempre um grande desafio, e requer muita paciência. O planejamento é a primeira e mais importante etapa do processo. Nessa etapa a conversa é essencial, sendo necessário reunir os principais interessados no evento.

Antes da reunião, avalie a necessidade da sua empresa para entender se ela busca um público quantitativo ou qualitativo para o evento — ou seja, se ela quer volume para divulgação de um produto, por exemplo, ou se o evento é para melhorar a experiência de um público mais reduzido com sua marca.

Talvez, seja importante que você faça mais de uma reunião para discutir os principais pontos e dar o pontapé inicial. Utilize o tempo a seu favor, esse é o momento para alinhar as vontades e seguir para o próximo passo com uma ideia muito bem formada.

Defina seu objetivo

Pode ser que você tenha mais de um objetivo para seu evento, por isso é importante medir, listar e comunicar as intenções do evento de forma clara, evitando frustrações quanto ao grande dia e, assim, traçar a melhor estratégia para alcançar resultados.

O que a sua empresa realmente deseja?

Deixe claro as razões pelas quais o evento deve acontecer, o que o público deve esperar, quais sementes desejam plantar, e quais frutos almejam colher a longo ou curto prazo.

Para isso, responda às seguintes questões:

• Qual o Público Alvo do meu evento?

Trace o seu público. A melhor forma para isso é conhecer as necessidades, os hábitos, entender a faixa etária e alinhar outros dados essenciais. Para acertar e ter o evento perfeito, tente não errar aqui! Lembre-se de que sem público não há evento.

• O meu evento gera valor aos participantes e à comunidade inserida?

Ache o seu diferencial! Saiba reconhecer o que a sua empresa tem de especial, e o que ela pode trazer de inovador. 

Não fique só no físico. Ganhe também o ambiente virtual!

Conquiste o público para que ele saia do seu evento com vontade de compartilhar a experiência com os amigos. Investir em opções instagramáveis é uma ótima alternativa.

Muitas empresas vêm bolando painéis interativos, ou que despertem vontade dos participantes fotografarem e postarem em suas redes sociais. Principalmente no Instagram que é a rede social que prioriza a experiência visual do usuário.

Confira alguns exemplos de sucesso:

(Crédito: Meio e mensagem)   

(Créditos: O museu mais doce do mundo.)

(Créditos: Joshua Coleman)

Essa estratégia é perfeita para surpreender os participantes, e fazer com que a sua marca siga presente de forma positiva no pós evento.

Orçamento

Esse é um ponto crucial para o bom andamento do seu evento perfeito, pois ele definirá o que pode, ou não, ser feito de agora em diante.
Saiba respeitar os seus limites e, se necessário, busque alternativas para minimizar os custos. Hoje, é muito comum que as empresas busquem parcerias e troquem experiências. Mas calma! Mesmo sem isso, com muita organização e força de vontade, você consegue montar um evento barato e incrível!

Nesta etapa, lembre-se de separar uma parte da verba para a divulgação do evento.

Data, hora e local!

Definir a data, hora e local é parte fundamental do processo, porque aqui o seu evento perfeito finalmente começará a tomar forma. Afetando todos os envolvidos, desde os colaboradores, até os convidados.

Observe atentamente as datas, verifique se não terá por perto, outro evento que possa prejudicar o andamento do seu. Para isso é necessário que dê uma olhada no calendário, e cheque as datas comemorativas do mês desejado.

Veja se o público que você quer alcançar se encaixa no horário definido. Pessoas de idades diferentes, possuem hábitos diferentes, e isso deve ser levado em consideração.
Quer um exemplo? Caso escolha atuar com o público mais jovem e opte por um local aberto, a presença de banheiros químicos passa a ser indispensável. Eles são atualmente a opção mais prática, principalmente pelos processos simplificados.

A montagem e limpeza do banheiro químico são garantidos pela empresa. Eles são drenados, limpos, desinfetados e desodorizados com frequência. Alguns modelos específicos podem ser utilizados até 200 vezes em um único dia, sem que isso interfira na qualidade no serviço ou no bem estar do usuário.

Além da limpeza, você não terá que se preocupar com processos de montagem, pois isso é garantido pela empresa antes e depois do evento.

Infraestrutura

Todo excelente anfitrião tem a obrigação de oferecer um bom lugar para os seus convidados!

A busca do lugar é importante para que tudo se encaixe você alcance de verdade um evento perfeito! Apesar de ser uma tarefa complexa, ela é muito importante e, acredite, pode ser bem prazerosa. Principalmente quando você finalmente bater o olho naquele lugar e pensar: é esse!

Atente-se ao bem-estar e segurança dos convidados. O local não pode ser frio ou muito quente, se houver praça de alimentação, organize para que não tenha fila. Caso o local seja aberto, providencie tendas para melhor acomodação.

Lembre-se também de que o planejamento do seu evento deve ser sempre baseado na quantidade de público esperado, pois um erro grave e que pode prejudicar o conforto dos participantes, é o caso do local não ser adequado para tal quantidade.

Em todo caso, tome algumas precauções! Confira alguns exemplos:

• Escolha um bom local! O tamanho do seu evento deve ser levado em consideração;
• Verifique se é de fácil acesso, inclusive para deficientes físicos e visuais;
• Tome cuidado com a segurança dos participantes; além da possível contratação de seguranças, verifique os extintores de incêndios e saídas de emergência;
• Em caso de evento ao ar livre, preocupe-se com as mudanças climáticas. As Tendas são ótimas aliadas em ambos os casos;

A Tenda Piramidal Cristal, na imagem a seguir, por exemplo, é ideal para ocasiões em que você quer se manter protegido sem perder a elegância. Ela possui aplicação de bloqueadores anti raio ultravioleta, o que garante durabilidade e conforto para sua tenda. O grande diferencial desse modelo é a sua lona de cobertura cristal, totalmente transparente e inovadora.

Confira alguns tipos de Tendas disponíveis em nosso site para não passar perrengue no seu evento

Agora é só curtir e colher os frutos do seu evento perfeito

Pronto! Você está apto para planejar e organizar o seu evento, e com certeza ele será um sucesso! Não importa o tamanho do seu evento, nós torcemos por você.
Caso reste qualquer dúvida, lembre-se que nós da Aluban somos número 1 na produção de produtos para eventos. Seja eles Tendas, Banheiros Químicos, ou até mesmo Grades de proteção.

Pequeno, médio, ou, grande? Nós te ajudamos a planejar o evento perfeito.

Temos os produtos ideais para seu sucesso e entregamos para todo o Brasil. Entre em contato através do nosso site ou WhatsApp para conversarmos sobre tudo que você precisa para garantir que seu público tenha acesso ao evento perfeito e sempre se lembre da sua marca com muito carinho.

Estaremos prontos para te dar todo o suporte necessário! Bom evento!